Technik Check

PROTECTOPLUS GmbH

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Digitale Datenbanken anstelle von Aktenordnern, E-Mails anstelle von Briefen, Pixel anstelle von Papier: Die erste Digitalisierung am Arbeitsplatz umfasste vor allem den Umstieg von analogen auf digitale Formate.

Mittlerweile befindet sich die digitale Transformation der Arbeitswelt in vollem Gange. Unternehmen sind gefordert, immer schneller und flexibler zu reagieren, während moderne Teams flexiblere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz stellen. Ortsunabhängige Geräte wie Laptops oder Smartphones ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit, unabhängig von geografischen Standorten.

In den meisten Unternehmen ist das Standtelefon bereits dem Smartphone, der Standcomputer bereits dem Laptop gewichen. Wer die eigenen Teams mit neuen Laptops oder anderen mobilen Geräten ausstatten möchte, sollte folgende Punkte beachten:

Verwendung

Wer arbeitet an dem Device? Angestellte aus der Grafikabteilung stellen naturgemäß hohe Ansprüche an die Bildschirmauflösung und die Leistung der Grafikkarte (GPU). Bei erhöhter Reisetätigkeit beziehungsweise dem Pendeln zwischen Unternehmensstandort und Wohnort spielt das Gewicht des Laptops eine wesentliche Rolle.

Displaygröße

Bei der Größe des Bildschirms geht es ebenfalls um dessen Verwendungszweck: Werden klassische Büroaufgaben durchgeführt oder werden grafische Arbeiten umgesetzt, bei denen die Position jedes einzelnen Pixels zählt? Eine angenehme Bildschirmdiagonale für klassische Büroarbeiten beträgt zwischen 13 und 15 Zoll.

Akkulaufzeit

Vor allem bei erhöhter Reisetätigkeit sollte der Laptop eine Mindestakkulaufzeit von 8 Stunden aufweisen. Moderne Laptops verfügen meist über einen Lithium-Ionen-Akku (Li-Ion). Diese sind kompakter als die früheren Nickel-Cadmium-Akkus oder Nickel-Metallhydrid-Akkus und nutzen die Energie effizienter. Auch ein Überladen ist mit dieser Akku-Art nicht möglich.

Leistungsstarker Prozessor (CPU)

Ein leistungsstarker Prozessor sorgt dafür, dass die Programme und Anwendungen schnell starten und flüssig laufen. Die meisten Teams im Büro führen mehrere Anwendungen gleichzeitig aus, darunter das E-Mail-Postfach, verschiedene Browserfenster und unternehmensspezifische Programme. Ein leistungsstarker Prozessor sorgt dafür, dass alles reibungslos gleichzeitig genutzt werden kann.

Arbeitsspeicher (RAM)

Für Standardaufgaben sollten mindestens 8 GB RAM, für anspruchsvollere Anwendungen (beispielsweise Video-Editing) 16 GB oder mehr zur Verfügung stehen. Der allgemeine Speicher auf dem Gerät sollte mindestens 256 GB betragen.

Ist das Team mit passender Hardware versorgt, geht es darum, diese mit der notwendigen Software auszustatten. Besonders wichtig sind jene Programme, welche die ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen. Die bedeutendsten Software-Kategorien umfassen:

• Office-Suiten
• Projektmanagement
• Kommunikation
• Dateisynchronisierung

Office Suiten

Office Dienste umfassen alle wichtigen Programme zur produktiven Arbeit im Büro: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, E-Mail und Kommunikation. Um ortsunabhängig und effizient zu arbeiten, werden cloudbasierte Tools genutzt. Die Dateien liegen somit nicht in persönlichen Ordnern, sondern werden online in der Cloud gesichert und können von allen befugten Personen genutzt werden.

Projektmanagement

Diese Programme ermöglichen es Teams, Projekte nahtlos zu planen, zu verfolgen und abzuschließen. Durch Echtzeit-Updates und gemeinsame Kalender können die Teammitglieder jederzeit den aktuellen Stand eines Projekts einsehen und ihre Arbeit koordinieren. Bekannte Beispiele sind Asana, Trello oder Jira.

Kommunikation

Anwendungen wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom bieten zentrale Plattformen für Chats, Videoanrufe und Dateifreigaben. Die Interaktionen erfolgen in Echtzeit, was besonders wichtig ist, wenn Teammitglieder weltweit verteilt arbeiten.

Dateisynchronisierung

Um auch große Datenmengen gesichert und vollständig zu teilen, sind Dienste wie WeTransfer oder SharePoint essenziell. Kollaborationsplattformen wie SharePoint bieten zusätzlich umfassende Funktionen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Anstelle eines einfachen Diensthandys werden heute oft Smartphones bereitgestellt. Da deren Funktion weit über reines Telefonieren hinausgeht, entstehen dadurch neue Möglichkeiten, aber auch Risiken.

Best Practices für die Nutzung mobiler Geräte

• Ob ein Smartphone dienstlich und privat genutzt werden darf, sollte bereits im Vorhinein schriftlich vereinbart werden.
• Wird die Nutzung von einem Diensthandy durch das Unternehmen verlangt, darf es nicht abgelehnt werden
• Arbeitgeber dürfen die Mitarbeitenden jederzeit anrufen. Diese sind allerdings nicht dazu verpflichtet, den Anruf außerhalb der Dienstzeiten
• Nur während einer vereinbarten Rufbereitschaft kann die Erreichbarkeit außerhalb der Dienstzeiten verlangt werden. Diese ist allerdings monetär oder mittels Zeitausgleich abzugelten.

Im Bewerbungsprozess kann die Bereitstellung eines Smartphones als Diensthandy ein attraktives Zusatzangebot für das neue Teammitglied sein, wenn das Smartphone auch privat genutzt werden darf. In den meisten Fällen übernehmen die Unternehmen den Großteil der durch die Nutzung entstehenden Kosten. Es wird zwischen drei Nutzungsmodellen unterschieden:

1.    Bring Your Own Device (BYOD)

BYOD ist ein weit verbreitetes Modell, bei dem Privathandys unter Berücksichtigung bestimmter Vorgaben für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen. In diesem Fall entfällt für das Unternehmen die Anschaffung der Hard- und Software. Wichtig sind dabei strenge Sicherheitsregelungen für das Einloggen in das Firmennetzwerk, damit private und geschäftliche Daten nicht in Austausch gelangen.

2.    Corporate Owned, Business Only (COBO)

COBO beschreibt, dass ein Smartphone durch das Unternehmen bereitgestellt wird und dieses ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt werden darf. Dies ist die sicherste Variante für das Unternehmen. Für Mitarbeiter:innen bedeutet es aber, dass sie dadurch ein privates und ein dienstliches Handy nutzen müssen.

3.    Corporate Owned, Personally Enabled (COPE)

Auch im Fall des COPE-Nutzungsmodells wird das Smartphone durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt. Nun darf das Gerät aber zusätzlich für private Zwecke genutzt werden. Von der zuständigen IT-Stelle sollte ein Mobile Device Management (MDM) installiert werden. Dadurch können die privaten und dienstlichen Bereiche sauber voneinander getrennt werden.

Eine besonders mitarbeiterfreundliche Variante des COPE-Nutzungsmodells ist Choose Your Own Device (CYOD). In diesem Fall darf das neue Teammitglied selbst das bevorzugte Smartphone-Modell aus einer Liste auswählen.

Während Home-Office die Arbeit in den eigenen vier Wänden beschreibt, bietet Remote-Arbeit mehr Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes. Insbesondere in den Jahren nach der Corona-Pandemie stieg die Anzahl der Erwerbstätigen, die von zu Hause aus arbeiten.

Um eine effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen, sollte die technische Ausstattung im Home-Office unbedingt folgende Aspekte abdecken:

• leistungsfähiger Laptop mit geringem Gewicht
• stabile, schnelle Internetverbindung
• gesicherter VPN-Zugang
• geeignete Software zur nahtlosen Zusammenarbeit
• Kontakte zum IT-Support bei Störfällen
• ergonomische Arbeitsumgebung

Beim hybriden Arbeiten handelt es sich um eine Mischung aus mobilem Arbeiten und der Anwesenheit am Unternehmensstandort. In diesen Fällen empfiehlt sich vor allem leichtes Equipment, um das Pendeln zwischen den Arbeitsorten zu erleichtern.

Liegen Unternehmensstandort und Wohnort so weit auseinander, dass ein Pendeln nicht infrage kommt, kann ein permanentes Home-Office eingerichtet werden. Dies ist besonders häufig in internationalen Teams, vor allem in der IT-Branche, der Fall.

Was ist anders bei der Remote-Arbeit?

Ist das Team ortsunabhängig aufgestellt, arbeitet also remote, entfallen gegebenenfalls die Anforderungen an die ergonomische Arbeitsumgebung, da diese gerade beim häufigen Umgebungswechsel nicht immer gewährleistet werden kann. Noch wichtiger ist bei Remote-Arbeit allerdings der Sicherheitsaspekt, vor allem, wenn sich Mitarbeitende in wechselnde WLAN-Netzwerke einloggen.

Aus diesem Grund sollte auf jeden Fall eine VPN-Verbindung eingerichtet werden, um eine sichere und verschlüsselte Verbindung über das Internet herzustellen. Der VPN-Zugang funktioniert wie ein privater Tunnel, durch den die Daten sicher übertragen werden, selbst in einem öffentlichen oder unsicheren Netzwerk.

Eine weitere Möglichkeit, die Sicherheit zu erhöhen, ist die Zwei-Faktor-Authentisierung. Diese Maßnahme schützt die Online-Zugänge, selbst wenn diese in einem fremden Netzwerk ausgespäht wurden.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird von vielen Unternehmen noch zögerlich angegangen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können dadurch profitieren, Künstliche Intelligenz rechtzeitig und gezielt in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.

Bereits jetzt ist die KI in der Lage …

• … Routineaufgaben zu automatisieren
• … Daten auszuwerten und Prognosen zu erstellen
• … 24/7 Support mittels Chatbots und virtueller Assistenz zu gewährleisten
• … Prozesse mittels Echtzeit-Kontrolle zu optimieren

Die Kombination aus KMU und KI erscheint also logisch, wenn man die Anwendungsbereiche von KI und den Bedarf der KMU betrachtet.

Damit Teams die KI auch effizient nutzen können, sollten diese rechtzeitig und umfassend im Umgang mit der KI geschult werden. Die Auswahl der künstlich-intelligenten Anwendungen sollte stets mit Bedacht getroffen werden. Nur wenn das Team die Relevanz der KI nachvollziehen kann, wird diese zu einem effizienten, technischen Assistenten.

Die technische Ausstattung wird zunehmend auf Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle abgestimmt werden. Laptops, mobile Geräte, sichere VPNs und kollaborative Softwarelösungen spielen dabei eine zentrale Rolle, um die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Büro- und Remote-Mitarbeiter:innen zu gewährleisten.

Cloud-Technologien ermöglichen den einfachen Zugang zu gemeinsam genutzten Anwendungen von überall aus. KI und Automatisierung werden zunehmend in Arbeitsprozesse integriert. Vor allem Tools, die Aufgaben automatisieren, Daten analysieren und personalisierte Unterstützung bieten, gewinnen an Bedeutung und entlasten das Team von repetitiven Aufgaben.

Essenziell sind schnelle und stabile Internetverbindungen, um reibungslose Videokonferenzen, den schnellen Austausch großer Datenmengen und die Nutzung von Echtzeit-Anwendungen zu ermöglichen. Das geht nicht ohne gleichzeitige Investitionen in Sicherheitssoftware, Verschlüsselungstechnologien wie VPN und Schulungen zur IT-Sicherheit, um die geschäftlichen sowie privaten Daten zu schützen.

Wenn Unternehmen ihre Teams mit der richtigen Technik ausstatten möchten, gilt es somit, mit der ausgewählten Hard- und Software sowohl die Flexibilität der Teams, als auch die Effizienz der Arbeitsabläufe zu gewährleisten.