Rechtssichere Rechnungen und welche Angaben sie enthalten müssen

Michael Gottlieb, freier Redakteur

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Damit eine Rechnung rechtssicher ist, müssen bestimmte Informationen enthalten sein. Diese werden vom Gesetzgeber vorgegeben. Hierzu gehören das Ausstellungsdatum der Rechnung und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese muss einzigartig sein, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Zusätzlich dazu müssen auf der Rechnung Name und Anschrift des Unternehmens stehen, welches die Rechnung ausstellt. Diese Information soll ermöglichen, dass der Empfänger der Rechnung den Betrieb eindeutig identifizieren und mit diesem Kontakt aufnehmen kann, sollte dies erforderlich werden. Ebenfalls wichtig ist die Angabe des Namens und der Anschrift des jeweiligen Kunden, da nur auf diese Weise gewährleistet ist, dass die Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet werden kann. Weiterhin muss auf der Rechnung eine Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben sein. Hierdurch soll die steuerliche Identifizierung des Unternehmens sichergestellt werden. Zu guter Letzt muss die Rechnung noch eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen enthalten. Dies hilft dabei, potenzielle Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden.

In Deutschland gelten spezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung, die Betriebe erfüllen müssen. Hierzu zählt der Ausweis der Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer. Die Rechnung muss alle relevanten Angaben zur korrekten Berechnung dieser Steuer enthalten. Grundsätzlich gilt, dass Rechnungen in Euro ausgestellt werden sollten. Ausnahmen sind möglich, wenn besondere Umstände dazu führen, dass eine andere Währung zum Einsatz kommt. Wird eine andere Währung als der Euro verwendet, sollte dies jedoch klar auf der Rechnung ersichtlich sein. In Deutschland gilt eine Aufbewahrungspflicht, die Betriebe dazu verpflichtet, ihre Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Deutsche Unternehmen müssen demnach darauf achten, dass sie alle Rechnungen ordnungsgemäß archivieren, um den gesetzlichen Vorgaben Rechnung zu tragen. Wird eine Rechnung von einem deutschen Unternehmen an einen anderen deutschen Betrieb gestellt, dann muss keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung stehen.

In Europa gelten keine einheitlichen Rechnungsstellungsvorschriften, sodass es innerhalb der einzelnen Länder zu entsprechenden Unterschieden kommt. Es gelten jedoch bestimmte Sonderregelungen, die sich auf die Umsatzsteuer beziehen. Das bedeutet konkret, dass bei der Rechnungsstellung in ein anderes EU-Land die gleichen Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) gelten wie in Deutschland. Die Besonderheit bei Rechnungsstellung ins EU-Ausland besteht darin, dass auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, wenn diese an ein anderes Unternehmen gestellt wird. Das liegt daran, dass das sogenannte „Reverse-Charge-Verfahren“ greift. Das führt zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Die Steuerschuld liegt demnach beim Empfänger der Leistung. Dieser ist dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer in seinem Heimatland abzuführen. Der Leistungsempfänger wird die an das zuständige Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer auf Grundlage der im jeweiligen Land geltenden Gesetze selbst berechnen und den Betrag bei seinem Finanzamt deklarieren. Die Umsatzsteuer fällt in einem solchen Fall immer dort an, wo der Auftraggeber seinen Unternehmenssitz hat. Ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft ist verpflichtend. Dieser Hinweis kann zum Beispiel so aussehen:

• „Reverse-Charge-Verfahren”
• „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• „Reverse Charge“

Weiterhin sind Unternehmen bei der Rechnungsstellung in ein anderes EU-Land gemäß UStG dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ihres Geschäftspartners auf ihre Korrektheit und Gültigkeit zu überprüfen. Dies kann zum Beispiel über die Webseite des Bundeszentralamtes für Steuern erfolgen. Für den Fall, dass die Daten falsch sein sollten, muss im schlimmsten Fall der Erbringer der Leistung die Umsatzsteuer abführen. Das liegt darin begründet, dass eine falsche Umsatzsteuernummer die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers verunmöglicht. Wenn Unternehmen am innergemeinschaftlichen Warenverkehr der EU teilnehmen, dann muss die Umsatzsteuer-ID beider Betriebe zwingend auf der Rechnung stehen. Dass deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer nicht selbst abführen müssen, bringt weniger Aufwand mit sich und bietet somit einen großen Vorteil.

Nach deutschem Recht sind Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Das betrifft auch die entsprechenden Pflichtangaben auf der Rechnung. Dies soll Existenzgründern den Start in die Selbstständigkeit erleichtern, da diese so weniger Bürokratie erledigen müssen. Diese Regelung gilt allerdings nicht bei Rechnungsstellung in ein anderes EU-Land. Denn in diesem Fall werden Kleinunternehmer wie gewöhnliche Regelunternehmer behandelt und müssen demnach auch die Pflichtangaben auf der Rechnung ausweisen.

Die Regelungen, die bei der Rechnungsstellung gelten, können auf den ersten Blick womöglich kompliziert wirken. Hier kann eine geeignete Rechnungssoftware Abhilfe schaffen. Diese sorgt dafür, dass Unternehmer schnell und unkompliziert rechtssichere Rechnungen ausstellen können. Hierdurch lässt sich der durch die Ausstellung von Rechnungen entstehende Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Unternehmer können auf diese Weise effizienter arbeiten und sparen viel Zeit. Sehr wichtig ist, dass die Software Rechnungen GoBD-konform erstellen kann. Bei GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese gesetzliche Vorgabe sollte unbedingt eingehalten werden. Die Digitalisierung mittels Software bringt sowohl Vorteile als auch Risiken mit sich.