Nutzen statt besitzen:
Der neue Umgang mit Unternehmenshardware
Veronika von Heise-Rotenburg, Everphone GmbH
(Titelbild: © Adobe Stock | 777600600 | Pattarin )
KI, die Kreative Intelligenz jetzt in der neuesten Folge SMART&nerdy! Podcastfolge #23.
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Device-as-a-Service verlagert den gesamten Gerätelebenszyklus, von Beschaffung bis Rücknahme, an externe Dienstleistende. Dadurch sinkt der operative Aufwand in IT und Finance, während Kosten planbarer werden. Gleichzeitig lassen sich regulatorische Anforderungen etwa bei Datenschutz und Nachhaltigkeit besser erfüllen. Studien und Praxisbeispiele zeigen, dass Unternehmen so Ressourcen freisetzen und Prozesse standardisieren können.
6.000 Geräte in wenigen Tagen ausrollen, vorkonfiguriert und einsatzbereit. Was zunächst nach Ausnahmezustand klingt, ist für viele Organisationen längst Teil des Alltags geworden. Hinter scheinbar einfachen Abläufen steckt eine wachsende Komplexität, die Zeit, Geld und Fachkräfte bindet. Wenn Geräte nicht mehr gekauft, sondern als Service genutzt werden, verschiebt sich diese Last spürbar. Welche Konsequenzen hat das für IT und Finanzen?
Stellen Sie sich vor, Ihre IT-Abteilung muss innerhalb von fünf Arbeitstagen 6.000 iPads beschaffen, konfigurieren und an Mitarbeitende in ganz Deutschland ausliefern – fertig eingerichtet, mit eSIM-Tarif und allen relevanten Apps. Klingt nach einer logistischen Mammutaufgabe? Für den Konsumgüterhersteller Henkel war genau das der Auftrag, als das Unternehmen seine Non-Desk-Worker digitalisieren wollte. Die Lösung lag nicht in einer heroischen Kraftanstrengung der eigenen IT, sondern in einer strategischen Entscheidung: die operative Komplexität an einen spezialisierten Partner auszulagern.
Dieser Beitrag beleuchtet aus der Perspektive von CFO (Chief Financial Officer, also Finanzverantwortliche) und CTO (Chief Technology Officer, also IT- und Technologieverantwortliche), was Unternehmen tatsächlich gewinnen, wenn sie „digitale Bequemlichkeit“ einkaufen. Denn die Entscheidung für Device-as-a-Service (DaaS) optimiert nicht nur IT-Sicherheit, Compliance, Bilanzstruktur und Kosten, sondern schaufelt auch bei der knappen Ressource IT-Support wieder Kapazitäten frei. Die Vorteile summieren sich zum DaaS-Trend, den auch Gartner bestätigt: In seinem „Magic Quadrant for Managed Mobility Services“ (2023) verzeichnet das Analystenhaus ein zweistelliges Wachstum bei Anbietern, die den gesamten Gerätezyklus von der Beschaffung über das Management bis zum Recycling als Service übernehmen.
Der Lebenszyklus eines Firmengeräts ist länger und aufwendiger, als die meisten Entscheidungsträger vermuten. Er beginnt bei der Beschaffung und reicht über Konfiguration, Rollout und laufenden Support bis hin zu Reparatur, Rücknahme, zertifizierter Datenlöschung und Remarketing. Jeder dieser Schritte bindet IT-Ressourcen, erfordert spezialisiertes Know-how und erzeugt Kosten, die in klassischen Investitionsrechnungen häufig unsichtbar bleiben – insbesondere dann, wenn fragmentierte Geräteflotten die Komplexität erhöhen und unplanbare Kostenblöcke im Rahmen des Lifecycles generieren.
Für IT-Verantwortliche ist das vor allem ein Ressourcenproblem: Jede Stunde, die die IT-Administration mit der Konfiguration von Ersatzgeräten, der Koordination von Reparaturen oder der Verwaltung von Rücksendungen verbringt, fehlt für strategische Projekte, etwa die Optimierung der IT-Architektur. In Zeiten des Fachkräftemangels wiegt dieses Opportunitätskostenproblem besonders schwer.
Hinzu kommt der regulatorische Druck: Die DSGVO erzwingt Konformität bis zur Geräteentsorgung, macht den Einsatz einer Mobile-Device-Management-Software („MDM“) praktisch unumgänglich und verpflichtet zu regelmäßigen Sicherheitsupdates.
Mit der CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), einer EU-Richtlinie zur verpflichtenden Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen, ist Nachhaltigkeit zu einer auditierbaren Kennzahl geworden: Unternehmen müssen nun systematisch offenlegen, wie sie mit Umwelt- und Ressourcenfragen umgehen. Dazu gehören auch Vorgaben zur Kreislaufwirtschaft bei Hardware. Diese werden durch lokal teils noch deutlich strengere Anforderungen ergänzt, wie zum Beispiel einen gesetzlich festgelegten Anteil recycelter Geräte in der Flotte.
Wie hilft bei dieser komplexen Ausgangslage nun Device-as-a-Service (DaaS)? Dahinter steckt ein Modell, bei dem Unternehmen Geräte nicht mehr selbst kaufen und verwalten, sondern sie als Service nutzen. Der gesamte Lebenszyklus, von der Beschaffung über Einrichtung und Betrieb bis hin zu Austausch und Rückgabe, wird dabei von spezialisierten Dienstleistenden übernommen. Das Modell folgt einer Logik, die Prahalad/Hamel bereits 1990 in ihrem wegweisenden Aufsatz „The Core Competence of the Corporation“ formulierten: Unternehmen sollten sich radikal auf das konzentrieren, was sie am besten können, und unterstützende Prozesse an spezialisierte Partner abgeben. Quinn/Hilmer (1994) haben dieses Prinzip in „Strategic Outsourcing“ weiter geschärft: Wer nicht-differenzierende Aktivitäten auslagert, gewinnt nicht nur Effizienz, sondern strategische Flexibilität.
Was das konkret für die IT-Abteilung bedeutet, lässt sich an fünf zentralen Aufgabenbereichen zeigen, die Gartner für Managed-Mobility-Services beschreibt: Beschaffung und Logistik, Geräteverwaltung, Sicherheitsmanagement, Kostensteuerung und übergreifende Koordination. Ein DaaS-Anbieter bündelt all diese Aufgaben und entlastet damit sowohl den IT-Betrieb als auch den Finanzbereich.
In der Praxis zeigt sich das zum Beispiel beim Device-as-a-Service-Anbieter Everphone.
Die Baumarktkette OBI stattet mehrere hundert Filialen mit insgesamt rund 10.000 Geräten aus. Diese werden als Digitalisierungspaket mit installierter SIM-Karte der Telekom, Lanyard, Ladestecker und Schutzhülle fertig konfektioniert geliefert. Die Mitarbeitenden erhalten damit ein Gerät, das sofort einsatzbereit ist. Trotz des großen Rollouts entsteht in den Bereichen IT und Einkauf bei OBI dabei kaum zusätzlicher Aufwand.
Für die öffentliche Verwaltung in einem Bundesland waren die Anforderungen noch höher: IT.Niedersachsen, das zentrale IT-Dienstleistungsunternehmen der Landesverwaltung mit über 100.000 Anwenderinnen und Anwendern, entschied sich nach einem zweijährigen Auswahlprozess für ein vollständig betreutes Mobile-Workplace-Konzept. Gefordert waren unter anderem eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierte Datenlöschung, automatisierte Bestellprozesse und sehr hohe Sicherheitsstandards. Das Ergebnis sind weitgehend automatisierte Abläufe, die manuelle Arbeitsschritte reduzieren und den Fachkräftemangel in der Verwaltung spürbar abfedern.
Die häufigste Skepsis gegenüber DaaS lässt sich in einem Satz zusammenfassen: „Wer die Hardware nicht besitzt, verliert die Kontrolle.“ Diese Sorge ist verständlich, aber bei genauerer Betrachtung ein Missverständnis, denn ausgelagert wird „nur“ die operative Abwicklung: Beschaffung, Lagerlogistik, Reparaturkoordination, End-of-Life-Handling und zertifizierte Datenlöschung. Was im Unternehmen bleibt, sind die strategischen Entscheidungen: Welche Geräte werden eingesetzt? Welche Sicherheitsrichtlinien gelten? Wie wird das Mobile-Device-Management konfiguriert? Auf diese strategischen Fragen zu Architektur, Sicherheit und Innovation kann sich das IT-Team jetzt umso besser konzentrieren, weil es von den repetitiven operativen und oftmals manuellen Aufgaben befreit ist.
Am Flughafen Köln/Bonn zeigt sich diese Arbeitsteilung besonders deutlich: Die ICT-Abteilung, also der Bereich für Informations- und Kommunikationstechnologie, verantwortet weiterhin die strategische Ausrichtung der mobilen Geräte. Die operative Geräteverwaltung und das sogenannte Incident-Management, also die Bearbeitung von Störungen und Supportfällen, liegen dagegen vollständig beim Dienstleistenden. Das Ergebnis ist nicht weniger Kontrolle, sondern mehr Transparenz und eine spürbare Entlastung des IT-Supports. Wer die Entwicklung rund um Cloud-Lösungen in den vergangenen Jahren verfolgt hat, erkennt das Muster: Auch dort wich die anfängliche Sorge vor Kontrollverlust der Erkenntnis, dass professionell betriebene Services oft sicherer und transparenter sind als eigene Systeme.
Ob ein Unternehmen Geräte kauft, least oder mietet, hängt dabei von individuellen Faktoren ab, darunter steuerliche Rahmenbedingungen, Bilanzierungspräferenzen und IT-Reife. DaaS ist kein Dogma, sondern eine Option, die für viele Organisationen die wirtschaftlichste und operativ sinnvollste ist.
Jede Outsourcing-Entscheidung muss sich auf zwei Ebenen bewähren: der finanziellen und der operativen.
Aus CFO-Sicht schneidet DaaS bei den Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) in der Regel besser ab als der Eigenkauf; nicht, weil die monatliche Rate günstiger wäre als ein Einzelkauf, sondern weil die unsichtbaren Kosten der Eigenverwaltung entfallen: IT-Personalaufwand für Beschaffung, Staging, Imaging und Entsorgung, Lagerkosten, Ausfallzeiten, Restwertrisiko, SaaS-Kosten für Mobile-Device-Management-Software, die sich auf wenigen Geräten kaum amortisiert. DaaS verwandelt schwer kalkulierbare Investitionsausgaben (CapEx) in planbare Betriebskosten (OpEx), was die Budgetsteuerung erheblich vereinfacht und KPIs wie ROCE und Cashflow deutlich verbessert – besonders, wenn Dienstleistende auch die Bestandsflotte zum Start der Zusammenarbeit ankaufen. Steuerlich sind Mietaufwendungen sofort als Betriebsausgaben absetzbar, während Kaufgeräte über die Nutzungsdauer linear abgeschrieben werden müssen.
Aus CTO-Sicht liegt der Hauptvorteil in der Entlastung knapper IT-Ressourcen. Ein 24/7-Service-Desk, automatisierte Bestellprozesse und ein zentrales Self-Service-Portal für Mitarbeitende reduzieren die Ticket-Last im IT-Support erheblich, zumal die meisten Dienstleistenden First-Level-Support als Leistungsbestandteil inkludieren. Die zertifizierte Datenlöschung eliminiert ein kritisches Compliance-Risiko, das sonst intern mit spezialisierten Prozessen und Audits abgesichert werden müsste: So gewinnt das interne Team Kapazität für wertschöpfende Projekte zurück.
Aus Risikosicht profitieren beide Seiten: Kein Restwertrisiko bei technologischer Überalterung, keine überraschenden Reparaturkosten, professionelle und zertifizierte Datenlöschung mit Verantwortungsverlagerung auf den externen Dienstleister.
Device-as-a-Service wird neben Kosten- und Effizienzaspekten auch im Kontext von Nachhaltigkeit diskutiert. Anbietende wie Everphone setzen dabei auf Ansätze, die sich an den Prinzipien der Kreislaufwirtschaft orientieren und unter dem Begriff „Green by Design“ zusammengefasst werden.
Reduce beginnt bei der Vermeidung unnötiger Geräte: Statt separate Firmen- und Privathandys auszugeben, ermöglicht DaaS die Nutzung eines einzigen Geräts für berufliche und private Zwecke mit getrennter Datenhaltung. Weniger Geräte bedeuten weniger Ressourcenverbrauch, weniger Produktion und einen kleineren CO₂-Fußabdruck und das bei gleichzeitig höherer Mitarbeiterzufriedenheit.
Reuse verlängert die Lebensdauer systematisch: Nach dem ersten Mietzyklus gehen Geräte oftmals in einen zweiten Vertrag bei preissensitiven Kunden oder werden Mitarbeitenden als vergünstigtes Privatgerät angeboten. Was beim Eigenkauf nach drei Jahren in der Schublade landet, bleibt im DaaS-Modell aktiv im Einsatz.
Refurbish schließt den Kreislauf: Geräte am Ende ihrer Nutzungszeit werden professionell aufbereitet und dem Privatkunden-Gebrauchtmarkt zugeführt. Ist eine Wiederverwendung hard- oder softwareseitig nicht mehr möglich, werden Rohstoffe wie Kobalt, Lithium und seltene Erden fachgerecht recycelt. Insgesamt ergibt sich so eine zertifizierte Einsparung von durchschnittlich 58 kg CO2 pro Gerät.
Für Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihre Nachhaltigkeitsleistung offenzulegen, liefert dieser Ansatz messbare und prüfbare Kennzahlen. Ein solcher Überblick ist beim klassischen Eigenkauf von Geräten in dieser Form meist nicht möglich. Zudem können die im Device-as-a-Service entstehenden CO2-Emissionen durch zertifizierte Kompensationsmaßnahmen ausgeglichen werden.
Der „Preis“ der digitalen Bequemlichkeit ist, bei nüchterner Betrachtung, eine Investition in Fokus, Effizienz und Nachhaltigkeit. Unternehmen, die IT-Hardware als Service beziehen, geben keine Kontrolle ab, sondern verlagern operative Komplexität dorthin, wo sie effizienter bewältigt wird. Für Verantwortliche im Finanzbereich bedeutet das planbare Kosten und Bilanzentlastung; für Verantwortliche im Technologiebereich entstehen freie Kapazitäten für die Projekte, die wirklich zählen.
Diverse Praxisbeispiele zeigen, dass dieses Modell branchenübergreifend funktioniert: vom Konsumgüterbereich über den Einzelhandel und die kritische Infrastruktur bis zur öffentlichen Verwaltung. In jedem Fall stand am Anfang die Erkenntnis, dass Hardware-Management keine Kernkompetenz ist und dass spezialisierte Partner diese Aufgabe besser, sicherer und nachhaltiger erfüllen können.
Für Finanz- und IT-Verantwortliche lautet die entscheidende Frage daher nicht: „Können wir es uns leisten, IT-Hardware auszulagern?“ Sondern: „Können wir es uns leisten, es nicht zu tun?“
