Cloud und KI für die Lohnbuchhaltung von morgen
Michael Gottlieb, freier Redakteur
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Vor dem Hintergrund einer umfassenden digitalen Transformation sämtlicher Geschäftsprozesse wird das Thema der Digitalisierung auch für die Lohnabrechnung zunehmend wichtiger. Unternehmen, die sich zukunftssicher aufstellen und von richtungsweisenden Trends in diesem Bereich profitieren möchten, brauchen deshalb eine gute Digitalstrategie. Herkömmliche Prozesse werden oft noch manuell ausgeführt und drehen sich dementsprechend um die Be- und Verarbeitung von Papierdokumenten. Das ist jedoch kaum nachhaltig und darüber hinaus vergleichsweise ineffektiv. Mit digitalen Alternativen erledigen sich viele Aufgaben per Mausklick von ganz allein. Wer auf Cloud und Prozessautomatisierung setzt, vermeidet fehleranfällige Eingaben durch Mitarbeiter:innen und spart Geld.
Mehr Effizienz dank Prozessautomatisierung
Im Zentrum der meisten Digitalisierungsbemühungen steht häufig die Prozessautomatisierung – und das aus gutem Grund. Sie sorgt vor allem in administrativen Bereichen wie dem Personalwesen und im Speziellen der Personalbuchhaltung für eine spürbare Effizienzsteigerung. Automatisieren lassen sich im Grunde fast alle repetitiven Aufgaben: von der Dateneingabe über die Pflege von bestehenden Datensätzen bis zur Berechnung von Löhnen, Abzügen und Boni. Weiterhin gewährleistet die Automatisierung eine höhere Genauigkeit bei der Abrechnung und minimiert das Risiko von Verstößen gegen Compliance-Richtlinien und Gesetzen. Als weiterer Nebeneffekt der Automatisierung von kleinteiligen Prozessen werden Fachkräfte entlastet, was in unterbesetzten HR-Abteilungen einen spürbaren Unterschied machen kann und sich umgehend auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz auswirkt. Die frei werdende Arbeitszeit kann zudem für anspruchsvollere und komplexere Aufgaben genutzt werden.
Die Cloud bietet mehr Flexibilität als das Datensilo
Beim Thema Digitalisierung geht es häufig um eine Steigerung der Vernetzung und dem Umstieg von analogen auf digitale Prozesse. So war die Einrichtung eines eigenen Firmennetzwerks und der zugehörigen Systemlandschaft für viele Betriebe ein großer Sprung nach vorn. Die in dieser Frühphase der Digitalisierung etablierten Datensilos erweisen sich heutzutage jedoch schnell als Hindernis, wenn es beispielsweise um den Umstieg auf flexiblere Arbeitsmodelle geht. Um auch in der Lohnbuchhaltung möglichst ortsunabhängig und flexibel agieren zu können, bietet sich der Umzug auf cloudbasierte Services an. Statt die Daten intern auf Servern im Unternehmen zu sichern, übernehmen externe Dienstleister:innen diese Rolle und stellen jederzeit den Zugang per Remote zur Verfügung. Durch diese Maßnahme können Mitarbeiter:innen ihre Gehaltsabrechnungen über eine sichere Online-Plattform einsehen und herunterladen oder Urlaubsanträge ganz unkompliziert per Online-Formular einreichen.
Datenanalysen mit dem KI-Assistenten
Neben der Dezentralisierung der Daten durch die Cloud hat wohl kaum eine technologische Neuerung so viel Potenzial wie die Künstliche Intelligenz. Moderne KI-Modelle sind extrem leistungsstark und brillieren besonders beim Erkennen von Mustern in großen Datenmengen. Damit eröffnet sich im Personalwesen zum einen die Option der detaillierten Datenanalyse. Zum anderen erlauben KI-Scans die präventive Berücksichtigung von potenziellen Fehlerquellen. Unregelmäßigkeiten in Lohnabrechnungen oder Personaldatensätzen werden automatisch und umgehend erkannt – selbst wenn sie gut versteckt sind und menschlichen Lohnexpert:innen kaum aufgefallen wären. Per datengestützter Analyse der vorhandenen Daten können außerdem wertvolle Informationen gewonnen werden, die der Personalbuchhaltung völlig neue Betätigungsfelder und Möglichkeiten eröffnen.
Die mobile Lohnabrechnung: Komfortabel und sicher
Mobile Anwendungen und Tools fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Personalbuchhaltung und den Mitarbeitenden eines Unternehmens. Moderne mobile Lohnabrechnungsanwendungen bieten einen umfassenden Funktionsumfang. Mitarbeiter können ihre Lohnabrechnungen einsehen, Urlaubstage verwalten, Überstunden erfassen und wichtige Dokumente herunterladen. Dafür genügt in der Regel ein mobiles Endgerät wie ein Smartphone oder ein Tablet mit Internetzugang. Dieser Self-Service für Mitarbeiter:innen wird in Zukunft voraussichtlich weiter ausgebaut und zum neuen Standard. Durch die kürzeren Wege sparen alle Beteiligten viel Zeit und viele Apps sind zudem gut skalierbar, sodass auch kleine Betriebe sie mit einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis einsetzen können. Die Zugriffsrechte werden zugleich zentral vom Unternehmen verwaltet, wodurch verhindert wird, dass Unbefugte Zugriff auf sensible Gehaltsinformationen erhalten.
