Im Fahrwasser der aktuellen Klimaschutzdebatte sehen sich Unternehmen unter Druck, auch im Einkauf auf Faktoren wie Ökologie und Sozialverträglichkeit zu achten. Wie aber können diese in eine anstehende Verhandlung mit Kunden oder Zulieferern miteinbezogen werden? Klar ist, dass Verhandlungen vorab strukturiert und systematisiert werden wollen, wenn diese Kriterien eine Rolle spielen sollen.

Green Deal“ ist nicht nur der Name des Klimaschutzprogramms der neuen EUKommission, er steht auch dafür, dass viele Unternehmen in ihren Entscheidungsprozessen neue Karten (New Deal) ausgeben müssen. So ist Verhandeln unter dem Druck der öffentlichen Klimaschutzdebatte zu einer komplexen Managementaufgabe geworden, in der eine systematische, spieltheoretisch fundierte Herangehensweise gefordert ist. Überlegungen zu gesetzlichen Vorgaben für internationale Lieferketten, wie sie aktuell von der Bundesregierung angestellt werden, werden in absehbarer Zeit noch mehr Druck auf bestehende Partnerschaften und Lieferantenbeziehungen ausüben.

Allerdings ist es schon eine Verkürzung der Betrachtung, wenn in den Verhandlungssituationen der Blick einseitig auf die Aspekte von Umwelt- und Klimaschutz gerichtet wird. Nachhaltig verhandeln bedeutet grundsätzlich, alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit gleichermaßen bei der Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen zu berücksichtigen. Dementsprechend bilden soziale, ökonomische und ökologische Aspekte die Leitplanken für die Entwicklung von fallspezifischen Verhandlungssystemen.

Soziale Nachhaltigkeit fordert, dass Verhandlungen die Beziehungen zwischen den Verhandlungspartnern schützen, im besten Fall sogar weiter vertiefen können. In nahezu allen Verhandlungssituationen kommt es deshalb entscheidend darauf an, Emotionalität aus dem Prozess herausnehmen, d.h. zu verhindern, dass die Beziehungsebene der Verhandlungen gestört und damit letztlich auch deren Ergebnisse durch sachfremde Überlegungen aller Art verzerrt werden. Spieltheoretisch fundierte Verhandlungssysteme beginnen deshalb damit, dass genau analysiert und verstanden wird, welche Motive das Verhalten des Verhandlungspartners treiben, welche Ziele und Erwartungen er hat. Entscheidungssituationen werden darauf aufbauend mathematisch modelliert und analysiert, so dass das rationale Kalkül eine mögliche emotionale Betroffenheit verdrängen kann.

Darüber hinaus sollte ein sozial nachhaltiges Verhandeln auch immer im Blick haben, dass von den Verhandlungen bzw. deren Ergebnissen weitere Stakeholder wie Kunden, Mitarbeitende oder andere Wettbewerber bzw. Branchenvertreter betroffen sind bzw. sein können. Auch diese Beziehungen werden indirekt durch die Verhandlungen beeinflusst und können ihrerseits jederzeit Auswirkungen auf den Gegenstand der Verhandlungen ausüben. Konkret: Demonstrieren Klimaschützer vor dem Werkstor oder bei der Hauptversammlung, hat dies natürlich Einfluss auf Einkaufsverhandlungen bei aktuellen Investitionsprojekten, für die plötzlich erweiterte, nämlich „grüne“ Anforderungen gelten. Eine umfassende Analyse des Beziehungsumfeldes der Verhandlungen ist deshalb notwendig, um herauszufinden, wie die „beste Antwort“ aussehen kann, die in die Verhandlungen eingebracht wird. Systematisches Verhandeln bedeutet deshalb zu allererst systematisches Beobachten und Zuhören mit allen adäquaten Mitteln.

Ökonomische Nachhaltigkeit fordert, dass ein Verhandlungsmechanismus gewählt wird, der die Wirtschaftlichkeit des Ergebnisses fokussiert. Dieser Aspekt ist anhand von Einkaufsverhandlungen bei der Beschaffung besonders klar zu beschreiben, insbesondere dann, wenn der Preis das entscheidende Zuschlagskriterium ist. Grundsätzlich ist zu wählen zwischen zwei Mechanismen: zum einen einer „klassischen“ Verhandlung mit einem oder mehreren Partnern, in der Angebote eingeholt, verglichen und ggf. noch nachverhandelt werden, zum anderen einer Auktion, in der auf der Basis vorab definierter Regeln, auf die sich alle Bieter verpflichtet haben (Commitment), Angebote abgegeben werden.

Das wichtige ist in beiden Fällen, dass ein transparenter Vergleich zwischen den Herstellern hergestellt wird. Diese Transparenz kann erzielt werden mit Hilfe einer so genannten Bonus-Malus-Rechnung. Aus der Rechnung wird für die Anbieter ersichtlich, welcher Geldwert einer Abweichung zum Guten oder Schlechten zu- bzw. abgerechnet wird. Nicht-monetäre Aspekte bekommen somit einen Preis zugeordnet und es entstehen Anreize für die Anbieter auch in diesen Dimensionen kompetitive Angebote abzugeben. Dadurch entsteht dann wiederum ein Wettbewerbsdruck und es ergibt sich für den Einkäufer quasi mechanistisch ein günstiger Preis. Das Verfahren funktioniert natürlich am effektivsten, wenn es mehrere Lieferanten gibt mit denen parallel Verhandlungsschritte durchgeführt werden können. Aber auch bei Monopolisten kann ein transparentes Verfahren zu überzeugenden Ergebnissen führen.

Ökologische Nachhaltigkeit schließlich fordert, dass das Verhandlungssystem so angelegt ist, dass seine Ergebnisse einen messbaren Beitrag zum Schutz der Umwelt bzw. des Klimas leisten. Das bedeutet zunächst einmal ganz einfach, dass nicht nur der Preis als Entscheidungskriterium gilt, sondern im Sinne eines multioptionalen Verhandelns eine ganze Vielzahl von weiteren Kriterien zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Diese Kriterien beschränken sich nun längst nicht mehr auf klassische Aspekte wie Qualität, Services oder Zeitvorgaben, sondern werden um Klimaneutralität, Ressourcenschonung oder auch soziale Mindeststandards ergänzt.

In direkten Verhandlungen lassen sich diese zusätzlichen Kriterien wie gesagt im Rahmen der Angebote und deren Diskussion ermitteln und anhand anschließend festgelegter Entscheidungsregeln bewerten. Aber auch in Auktionen lassen sich „grüne“ Kriterien, wie z.B. das Vorhandensein von international anerkannten Öko-Zertifizierungen, abbilden, und zwar indem sie vorab in der oben beschriebenen Bonus-Malus-Rechnung verarbeitet werden. Schließlich ermöglicht es dieses so genannte Scoring, besonders umweltfreundliche Angebote besser zu bewerten, selbst dann, wenn sie preislich gesehen nicht das beste Ergebnis zeigen. In diesem Zusammenhang hat es sich übrigens als sinnvoll erwiesen, dass bei der Kostenbetrachtung bzw. Preissetzung der gesamte Lebenszyklus eines Produktes zugrunde gelegt wird.

Betrachtet man diese wirkungsvollen Beschaffungsmechanismen, dann erschließt sich sofort, warum „Green Procurement“ als die schnellste und einfachste Umsetzung „grüner“ Unternehmenspolitik betrachtet wird. Die genannten Merkmale nachhaltigen Verhandelns lassen sich aber auch auf andere Situationen anwenden, von der Tarifverhandlung über die Standortausschreibung bis hin zum M&A-Projekt. Immer kommt es darauf an, mithilfe dieser Leitplanken ein fallspezifisches Verhandlungssystem zu entwerfen, das womöglich alte Routinen ersetzt, die sich für das Zeitalter des Klimaschutzes als unterkomplex erweisen.

Nicht zuletzt vor diesem Hintergrund, dass es nämlich darauf ankommt, bestehende Verhandlungsroutinen zu verändern, kommt der „menschliche Faktor“ ins Spiel. In der Vorbereitung einer wichtigen Verhandlung kommt es darauf an, ein aufgabenadäquates Verhandlungsteam zusammenzustellen, es möglicherweise von Verhandlungsexperten schulen zu lassen. Welches ist der geeignete Vergabemechanismus? Wie lassen sich Auktionen am besten designen, aufwärts oder abwärts? In welchen Preisschritten wird vorgegangen? Und für Verhandlungen: Wer spielt welche Rolle? Wer ist Commander, wer Negotiator? Und natürlich gehört dazu, eine Verhandlungsroadmap oder einen Szenarienbaum festzulegen, um möglichst viele Handlungsoptionen vorab ins Repertoire zu nehmen. Dasselbe gilt für die Entwicklung eines Portfolios von taktischen Mitteln.

Inzwischen werden viele kleinere Einkaufsvolumen in schnellen elektronischen Auktionen (E-Auctions) vergeben, insbesondere dann, wenn es um reine Preisverhandlungen geht. Doch damit wird die Digitalisierung von Verhandlungen nicht am Ende sein. Je mehr Daten über Märkte, Wettbewerber, Kunden und deren jeweiliges Verhalten zur Verfügung stehen, desto größer werden die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz, Verhaltensprognosen und Szenarien zu entwerfen. Doch nachhaltiges Verhandeln setzt nicht darauf, dass Algorithmen den menschlichen Faktor komplett ersetzen. In nachhaltigen Verhandlungssystemen, wie sie hier skizziert wurden, geht es darum, die Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine, zwischen Design und Mathematik zu optimieren. Und dies kann nur bedeuteten: soziale, ökonomische und ökologische Merkmale der Nachhaltigkeit spiegeln sich sowohl in Verhandlungsprozessen als auch -ergebnissen in ausgewogener Art und Weise wider. Nachhaltiges Verhandeln ist Verhandeln mit System.