Process-Mining ist faktenbasiert, es analysiert wie die Prozesse tatsächlich ablaufen. Hierzu rekonstruiert das Verfahren die Ist-Prozesse automatisiert aus den vorliegenden Prozessdaten. Häufig sind tatsächlich vorliegenden Prozesse besser, als das zugrundeliegende Prozessmodell. Für Process-Mining ist eine entsprechende Software notwendig. Vorgestellt wird hier das Tool PAFnow. Zukünftig wird Process-Mining über die Visualisierung von Ist-Prozessen hinausgehen und selbstlernende Systeme sollen Optimierungsmaßnahmen umsetzen.

Prozessanalysen in ihren verschiedenen Varianten gehören selbstverständlich zu den etablierten Standardverfahren des Prozessmanagements. Dennoch hat sich hier vor allem in den vergangenen Jahren ein spezielles Verfahren einen Namen gemacht: Process-Mining. Erstmals kam es in den 90er Jahren auf, als relevante digitale Datenmengen in Unternehmen anfielen. Professor Wil van der Aalst gilt als sein wesentlicher Pionier, der immer noch maßgeblich an der Weiterentwicklung forscht. Die neueste Generation von Process-Mining- Werkzeugen ist hierbei im Grunde eine Kombination aus Datenanalyse, Prozessanalyse und Business Intelligence. Doch wo liegen die konkreten Vorteile für Unternehmen?

Process-Mining ist faktenbasiert, das heißt, es analysiert die Prozesse wie sie tatsächlich vorliegen. Hierzu rekonstruiert das Verfahren die Ist-Prozesse automatisiert aus den vorliegenden Prozessdaten. Das Ergebnis dieser Rekonstruktion wird dann mit einem Prozessgraphen visualisiert. Diese Visualisierungsform ist ein typisches Wiedererkennungsmerkmal von Process-Mining und bietet den Vorteil, dass die genauen Abläufe und ihre Unterschiede unmittelbar sichtbar werden. Ein weiterer Vorteil: Das Verfahren lässt sich auf beliebige Prozesse anwenden, sofern die entsprechenden Daten aus Vorsystemen – beispielsweise aus Maschinen oder ERP-Systemen – vorliegen und einige wenige zentrale Merkmale wie etwa einen Zeitstempel vorweisen. Während also in der Vergangenheit die Prozesse im Rahmen von Workshops oder Interviews und mit Hilfe von externen Experten aufwändig – und meist eher näherungsweise auf Basis eines Prozessmodells – ermittelt werden mussten, liefert Process-Mining quasi auf Knopfdruck einen Blick auf alle Ist-Prozesse, inklusive aller Varianten. Dadurch kann es sein, dass man bei einer Analyse feststellt, dass die tatsächlich vorliegenden Prozessvarianten sogar besser sind, als das zugrundeliegende Prozessmodell. Process-Mining stellt die Analyse – im positiven Sinn – sozusagen auf den Kopf. Dies ist jedoch erst der Anfang. Ausgehend von dieser ersten Analyse und Visualisierung, wurden im Rahmen von Process-Mining unterschiedlichste Darstellungs-, Analyse- und Optimierungsformen entwickelt, die eine kontinuierliche KPI (Key Performance Indikators) – basierte Prozessanalyse und direkte Optimierung sogar in Echtzeit ermöglichen. Dies ist insofern wichtig, als dass sich ein schneller Return on Investment entsprechender Softwarelösungen vor allem dann einstellt, wenn auf die Diagnose auch die „Therapie“ folgt. Last but not least: Moderne Process-Mining-Werkzeuge machen die Mitarbeiter zu Prozessoptimierern. Über sogenannte Self-Services und die unmittelbar verständliche Visualisierung per Prozessgraph ist hierfür nicht mehr zwingend das Expertenwissen von Data Scientists erforderlich. Dies spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch dafür, dass die Prozesse von dem Personenkreis optimiert werden, der sie am besten kennt: die Mitarbeiter an ihrem digitalen Arbeitsplatz.

Für Process-Mining benötig man zunächst softwareseitig ein entsprechendes Process-Mining-Tool. Hier lassen sich grundsätzliche proprietäre Lösungen und solche, die in bestehende Softwareplattformen eingebettet sind unterscheiden. Das Darmstädter Startup Process Analytics Factory (PAF) hat sich mit ihrem Tool PAFnow für den zweiten Weg entschieden und ihre Lösung in Microsoft Power BI integriert. Power BI ist Bestandteil der Microsoft Power Platform und laut der Analysten von Gartner die derzeit führende Business-Intelligence- Plattform (1). Dies ist insofern relevant, als dass Process-Mining wie oben beschrieben ein Werkzeug für alle Mitarbeiter an einem digitalen Arbeitsplatz sein kann und sollte. Entsprechend sind Teamfunktionalitäten – wie sie beispielsweise Power BI bietet – eine Grundvoraussetzung. Zudem liefern bestehende Plattformen gleich eine ganze Reihe integrierter Tools und Schnittstellen von Haus aus mit, die dann nicht mehr aufwändig programmiert oder teuer hinzugekauft werden müssen. Im Falle von Power BI bzw. der Power Platform sind dies beispielsweise über 200 Schnittstellen und mehr als 300 sogenannter Action-Konnektoren, mit denen sich Arbeits- und Optimierungsschritte anstoßen lassen.